Het zorgtraject
Het zorgtraject is een product van team Digital Experience. Het is een kapstok voor patiëntinformatie die de patiënt via een tijdlijn in staat stelt alle stappen in het zorgtraject in te zien. Dit staat los van de corporate site maar is wel verbonden met alle patiëntinformatie die ook op de corporate site staat.
Algemeen
Het zorgtraject is ontstaan uit een concept om de hele informatievoorziening compleet anders in te richten. Intuïtiever en gebaseerd op een tijdlijn. Iets wat je ook vaak terugziet bij bijvoorbeeld jouw bestelling via Bol.com of de bezorging van een pakketje bij PostNL. Je krijgt precies de informatie die je op dat moment nodig hebt.
Voor wie is het zorgtraject?
Het zorgtraject is bedoeld om voor alle patiënten in de toekomst te gaan gebruiken.
Waar bestaat het uit?
Het zorgtraject bestaat uit verschillende lagen van componenten. In deze lagen zitten weer meerdere lagen. De bovenste laag is de 'Fase'. Een fase is een bepaalde periode waarin een patiënt iets heeft. Dat kan de intake zijn of bijvoorbeeld een operatie. Binnen een bepaalde fase gebeuren bepaalde dingen of verlangen wij bepaalde dingen van de patiënt. Dit noemen wij 'gebeurtenissen'. Dit is bijvoorbeeld een dag in het ziekenhuis of het doorlopen van een gegevenscheck. Binnen een gebeurtenis kunnen bepaalde 'kaartjes' worden ingezet. Deze kaartjes zijn concrete acties, stukjes informatie of hulpmiddelen die concreet vertellen wat er gebeurt. In het figuur hieronder kan je zien hoe de verschillende onderdelen zich tot elkaar verhouden. Dit is de basisstructuur.
Een zorgtraject maken
Nu we de basis hebben toegelicht is het tijd om zelf jouw zorgtraject te gaan bouwen. Hiervoor hebben we een plan opgesteld dat uit verschillende onderdelen bestaat. Later zullen we ook verder op de specifieke onderdelen ingaan. Onderstaande onderdelen en stappen omschrijven het traject dat je kan doorlopen. Het is geen exacte wetenschap, dus mocht je een onderdeel of stap lastig vinden, ga vooral door met het volgende.
Stap 1 - Inventariseren
Voordat je aan de slag gaat, moet je weten wat voor informatie wanneer relevant is voor de patiënt met een bepaalde aandoening. Een zorgtraject opstellen begint altijd met een goede afstemming om te achterhalen welke zorgtrajecten moeten bestaan en wat de scope is van welke zorgtrajecten. We raden aan eerst een schets te maken van het verloop van het traject van de patiënt. Hier hebben wij vanuit team Digital Experience een methode voor bedacht: door middel van 'customer journey mapping' breng je de reis van de patiënt in beeld. Dit is niet meer dan een schematische tekening van alles wat de patiënt meemaakt. Van verwijzing tot revalidatie.
Wij raden aan deze patiëntreis-methode te gebruiken, maar mocht je op een andere manier een zorgtraject willen indelen dan kan dit natuurlijk ook. Bijvoorbeeld door gebruik van een PID (patient-informatie-dossier). Deze staat vaak al in een soort van chronologische volgorde. Afstemming met de inhoudsdeskundigen blijft altijd zeer belangrijk.
Stap 2 - Het zorgtraject bouwen
Nu is het tijd om te gaan bouwen!
Stap 1 - Globale indeling zorgtraject bepalen
Bepaal als eerst hoe je het zorgtraject en mogelijke sub-zorgtrajecten (afsplitsingen) gaat indelen. En wat is de granulatie van het zorgtraject: Het is goed om een grove schets te maken van wat op basis van de informatie die de patiënt moet krijgen de beste keuze is. Neem hier ook in mee wat je allemaal kan hergebruiken qua informatie. Het is afhankelijk van wanneer de patiënt bijvoorbeeld diagnoses krijgt, of het pad nog heel erg verandert en meer factoren. Onderstaand een voorbeeld van een schets voor een indeling van een zorgtraject.
In bovenstaand voorbeeld is er gekozen voor een basis zorgtraject die voor een grotere groep patienten gelijk is. Dit zorgtraject loopt af daar waar het specifieker wordt voor kleinere groepen. De diagnose wordt pas gesteld na de intake. Dan gaan patienten verder in een vervolgtraject. Daar worden nieuwe zorgtrajecten voor aangemaakt.
Mocht je deze stap lastig vinden, start dan gewoon met stap 2. Kentico is vrij flexibel dus deze opzet kan je later ook nog aanpassen.
Stap 2 - Alle content doornemen en klaarzetten
Check of je alle patiëntinformatie klaar hebt staan. Dit kunnen patiëntfolders, filmpjes, afbeeldingen etc. zijn. Het makkelijkst is als je deze ook daadwerkelijk in Kentico hebt. Mocht dit niet zo zijn, zet dit dan over. Via het patiëntinformatieoverzicht kan je eventueel snel opvragen wat per polikliniek al in Kentico staat. Dit werkt mogelijk makkelijker dan in Kentico zelf zoeken.
Daarnaast moet je weten wanneer en wat relevant is voor de patiënt. Mocht je het niet zeker weten, start gewoon en plaats content. Het werkt vaak beter om alvast een basis te hebben en hier verder mee te gaan.
Stap 3 - Invoeren in Kentico
Start met het aanmaken van een 'zorgtraject format'. Log in bij Kentico en ga naar het project 'UMC Utrecht'. Start met het aanmaken van een zorgtraject. Zie onderstaande afbeelding voor een instructie.
Vanaf dit punt lees je verdere instructies voor het bouwen van het zorgtraject in Kentico zelf. We hebben hier de zogenaamde 'guidelines' neergezet. Dit zijn korte instructies in oranje blokken. Deze vertellen jou wat en hoe je alles moet invullen. Hier onder zie je een voorbeeld van een guideline.
Om alles netjes in Kentico te zetten en om tussen de verschillende zorgtrajecten consistentie te creëren zijn er een paar hygiëne-richtlijnen waar je op moet letten:
Geef de juiste content item name
Geef in elk onderdeel wat je aanmaakt een goede content item name. Dit wil zeggen: geef in het content item name de hierarchie aan. Bijvoorbeeld een kaartje in het gebeurtenis aanvullend onderzoek van MCP artrodese noem ik 'MCP artrodese > Onderzoek & diagnose > aanvullend onderzoek > ziektebeeld-informatie. Op deze manier kan je altijd de plek van een item begrijpen nav. een content item name. Als je een herbruikbaar element aanmaakt (wat in meerdere zorgtrajecten voorkomt), geef dit dus ook aan.
Plaats elk onderdeel in de juiste 'collection'
Dit wil zeggen: als je iets hebt wat enkel aangepast mag worden door een specifieke divisie zet dit dan ook onder deze collection. Als je een onderdeel hebt wat UMC-breed mag worden aangepast en wel wordt hergebruikt. Dan staat deze in een centrale collection.
Tijdens de bouw ga je verschillende dingen invullen. In grote lijnen is dit wat je doorloopt:
- Fasen toevoegen
- Gebeurtenissen aan fase toevoegen
- Kaarten aan de gebeurtenissen toevoegen
Wanneer de eerste versie van het zorgtraject staat kan je via 'preview' het resultaat zien. Kom terug op deze pagina als de eerste versie van het zorgtraject staat. Dan kan je door gaan met onderdeel 3.
Meer informatie over stap 3 vind je hier.
Stap 4 - Validatie en finetuning
Na het realiseren van een eerste opzet voor het zorgtraject raden wij aan om in gesprek te gaan met een groepje inhoudsdeskundigen: is dit precies wat de patiënt verwacht? Wat moet er nog veranderen? Daarna raden wij aan om een korte gebruikerstest of pilot te doen met een beperkte patiëntengroep om te zien of het zorgtraject werkt zoals het zou moeten.
Stap 5 - Implementatie
Het daadwerkelijk in gebruik nemen van het zorgtraject moet in goede afstemming gaan met de inhoudseigenaren. Hier kan bijvoorbeeld de patiëntbibliotheek voor ingezet worden. We zijn nog aan het uitzoeken wat de beste manier is om het met patiënten te delen. Neem voor meer informatie contact op met Ebelien Pondaag.