Digitaal profiel: Voorbereiden digitaliseren content
In deze stap bepaal je welke content er digitaal beschikbaar moet zijn, welke content er dan nog gedigitaliseerd moet worden, en hoe en waar je deze gaat digitaliseren.
Ook het uitreiken van de informatie verandert met het digitaal profiel. Bepaal dus ook hoe je welke digitale content gaat uitreiken en wie wat daarin doet.
PS. Dit is misschien wel het moeilijkste onderdeel. Als je eenmaal weet hoe je de informatie digitaal gaat aanbieden, ben je al heel goed op weg!
De stappen
- Content inzichtelijk maken
Bepaal welke content er allemaal in je zorgtraject zit. Bij het eerste consult verstuur je nu bijvoorbeeld brief A met folder B, etc. Bij de voorbereiding op een onderzoek hoort vragenlijst X. Zo weet je precies welke content digitaal beschikbaar moet zijn. Maak van deze content een overzicht. Gebruik hiervoor eventueel de contenttabel als hulpmiddel. - Bepaal welke informatie al digitaal beschikbaar is en welke informatie nog gedigitaliseerd moet worden. Voor folders is er een overzicht dat je kunt checken: overzicht content in Kentico
- Kies de digitale vorm
Bedenk voor elk stuk informatie hoe je het digitaal aan wilt bieden. Kijk nog eens kritisch en vanuit het oogpunt van de patiënt naar de content. Wat is een logische vorm en plaats voor een patiënt om de informatie aangeboden krijgen?
Opties voor digitaliseren content
Hieronder lees je welke opties je hebt. (Bij Content digitaliseren lees je vervolgens hoe je dit doet.)
Folders en andere patiëntinformatie
Alle folders en algemene medisch-inhoudelijke informatie voor patiënten nemen we binnen het UMC Utrecht zoveel mogelijk op in Kentico. Kentico is een systeem waarin je content kunt beheren. De inhoud uit Kentico kunnen we via koppelingen met andere systemen in andere digitale omgevingen aanbieden. Vanuit Kentico zijn er twee manieren waarop je content kunt aanbieden aan patiënten:
- Folder voor in de digitale bibliotheek van de patiënt
Je kunt een digitale folder klaarzetten in de patiëntbibliotheek van een patiënt in diens Mijn UMC Utrecht. Dit vervangt het per post versturen van een folder. De folderinformatie zet je in Kentico en wordt via HiX doorgestuurd naar het patiëntportaal. Bekijk hoe dit werkt en eruit ziet voor een patiënt. De foldertekst die in Kentico staat, wordt ook gebruikt voor Web2print. Een folder is ook te lezen op de website van het UMC Utrecht. Een folder bevat informatie over een bepaald ziektebeeld, onderzoek of behandeling, of andere patiëntinformatie. - Inhoudelijke informatie die hoort bij een afspraak
Sommigie informatie voor een patiënt hoort bij de voorbereiding op een afspraak. Je wilt dan de essentiële informatie heel duidelijk aanbieden: wat moet een patiënt écht weten of doen of juist niet doen, voor die afspraak. Bijvoorbeeld nuchter blijven voor een CT-scan. Deze informatie kan een patiënt inzien bij de afspraak in Mijn UMC Utrecht. Deze informatie koppel je in Kentico aan een HiX-afspraakcode. Is er bij een patiënt een afspraak ingepland met die afspraakcode, dan krijgt die patiënt bij de afspraakinformatie in Mijn UMC Utrecht de gekoppelde informatie automatisch aangeboden. Bekijk hoe dit werkt en eruit ziet voor een patiënt. (NB. Voor een item van het type 'ziektebeeld' bestaat deze optie niet.)
Tip: Houd niet per se vast aan de inhoud die de brief, folder of formulier nu heeft. Soms bevat een brief of folder bijvoorbeeld veel verschillende soorten inhoud/boodschappen, en kan je de informatie beter opknippen om het voor de patiënt een logisch geheel te laten zijn. Bedenk altijd: Wat is een logisch moment en een logische plek voor een patiënt om deze informatie te krijgen?
Voorbeeld: Je hebt een worddocument van 100 pagina's informatie die je nu na de eerste afspraak aan een patiënt opstuurt. Een folder van 100 pagina's in één keer, is digitaal én op papier sowieso heel (te) veel informatie in één keer. Bekijk de inhoud van het boekje en bepaal op welk moment in het zorgpad van de patiënt welk onderdeel van die informatie relevant is voor de patiënt. Knip de informatie op basis daarvan op in meerdere folders. Bepaal op welk moment in het zorgpad welke folder digitaal aangeboden moet worden.
Contactinformatie
Voor poliklinieken hebben we in Kentico een item waarin je alle contactinformatie van de polikliniek eenmalig kunt vastleggen en op verschillende plekken binnen een pagina kunt tonen. De contactinformatie is dan altijd consistent en makkelijk up to date te brengen. Voor de meeste poliklinieken is er al een item digitaal aanwezig (bekijk dit overzicht van Kentico-content en filter bij Contenttype op 'Polikliniek'). In Kentico kan je op veel pagina's de contactinformatie van de polikliniek koppelen.
Brieven
De meestvoorkomende brief is de afspraakbrief. Deze is al digitaal beschikbaar. Bekijk De afspraak - wie, wat, waar, wanneer? om te zien hoe dit eruit ziet voor een patiënt.
Voor andere brieven zul je per brief, of per booschap in de brief, moeten kijken wat de meest logische digitale vorm is. Een aantal opties:
- Als het gaat om informatie voor het voorbereiden op een afspraak, kun je bijvoorbeeld de hierboven beschreven optie 2 gebruiken.
- Informatie over de werkwijze van de poli kan je opnemen op een aparte pagina op de corporate site.
- Contactinformatie hoef je meestal geen nieuwe plek te geven, omdat deze al digitaal beschikbaar is. De contactinformatie van een polikliniek kan je in Kentico vaak aan een item vastknopen.
- Sommige brieven worden misschien overbodig, zoals een brief met het verzoek een vragenlijst in te vullen. Daar zijn e-mail en sms-notificaties voor.
- Misschien ga je een bepaald onderwerp nu standaard meenemen in het eerste telefoontje met de patiënt.
Bepaal altijd:
- Welke digitale vorm krijgt de informatie?
- Hoe komt de patiënt bij deze informatie?
Onthoud: Welke vorm je ook kiest, zorg ervoor dat het altijd helder is op welke manier de patiënt gewezen wordt op de informatie.
Formulieren
Voor het digitaliseren van formulieren die je nu nog op papier verstuurt geldt:
- Formulieren waarvan de ingevulde inhoud niet in HiX hoeft te komen, kan je digitaliseren met behulp van Kentico of Survey.js. Kentico gebruik je voor eenvoudige formulieren, Survey.js voor ingewikkelde formulieren, die bijvoorbeeld afhankelijkheden bevatten. Voor deze formulieren zijn geen notificaties voor patiënten beschikaar. Ingevulde gegevens worden veilig verstuurd via mail.
- Als de ingevulde inhoud van een vragenlijst wel in HiX terecht moet komen, dan moet de vragenlijst in HiX worden gemaakt en van daaruit worden aangeboden in het patiëntportaal van de patiënt. Vraag dan een nieuwe vragenlijst aan. Neem hiervoor contact op met je DFB’er.
Nieuwe werkwijze uitreiken informatie
Als je content digitaal gaat aanbieden, verandert ook de werkwijze: wie, wat, wanneer doet om de informatie aan te patiënt te geven. Je kunt in de contenttabel per item beschrijven wat het huidige werkproces is, nu de content nog niet digitaal is. Beschrijf vervolgens hoe het nieuwe werkproces en de nieuwe werkafspraken eruit gaan zien. Benoem bijvoorbeeld dat je de folder gaat aanbieden via de patiëntbibliotheek, en wie wat wanneer daar in doet (zoals wie geeft op welke manier door dat een patiënt folder X moet krijgen, wie reikt de folder daadwerkelijk digitaal uit). Je kunt dan gelijk zien wat de verschillen zijn tussen de oude en de nieuwe situatie.